Валюта, часовой пояс, точность сумм, цен и количества.
АКТУАЛЬНОЕ РУКОВОДСТВО
Работа в XBDESK
Продажи, закупки, склады, партии, взаиморасчёты, касса, отчёты и безопасный помощник ИИ — в одном руководстве.
Быстрый старт
Склады, кассы, контрагенты, номенклатура и цены.
Роли, дополнительные права, доступные кассы и основная касса.
Через покупку с направлением «Ввод остатков», с партиями и себестоимостью.
Откройте кассовую смену, проводите продажи, закупки и складские документы.
Не вводите начальный остаток с нулевой себестоимостью, если хотите считать валовую прибыль. Цена продажи и себестоимость партии — разные показатели.
Роли и рабочие места
После входа сотрудник попадает на своё рабочее место и видит общее меню только с разрешёнными разделами.
Владелец
Главная неизменяемая роль компании. Полное управление, отчёты, аудит, сотрудники, закрытие периода и подключение ИИ.
Администратор компании
Настройки, справочники, документы, отчёты и сотрудники в пределах своей компании.
Продавец
Продажи, чеки и возвраты покупателей. Работа со складом позиции, ценой и доступным остатком.
Кассир
Кассы, смены, ПКО/РКО и кассовые операции только по назначенным кассам.
Закупщик
Покупки, поставщики, возвраты поставщикам и доступ к связанным документам.
Завсклад
Контроль остатков, партий и складских документов; проведение разрешённых операций склада.
Кладовщик
Рабочие складские операции в пределах доступных функций, без административных настроек.
Дополнительные права
Отдельно назначаются создание номенклатуры и создание контрагентов. Они не дают полного доступа.
Основные справочники
НоменклатураНазвание, артикул, штрихкод, единица, изображение, вид и ИКПУ.Виды номенклатурыКлассификация товаров и правила изменения цены.Цены и прайс-листЦена по компании, складу и дате; история изменений сохраняется.КонтрагентыОдна карточка может выступать покупателем, поставщиком или в обеих ролях.ВалютыКод, символ, курс и регламентная валюта.КассыВалюта кассы и назначение сотрудникам.СкладыОстатки и партии разделяются по складам.
Роль контрагента определяется операцией. Продажа создаёт расчёты покупателя, покупка — расчёты поставщика. Эти регистры не смешиваются.
Продажа, чек и возврат покупателя
Карточка товараОбщий остатокРаскрыть склады и выбрать источник
→Текущий чекЦена · количествоВыбранный склад фиксируется в позиции
→ПроведениеКасса + партииFIFO распределяет списание по партиям
- Найдите товар по названию, артикулу или штрихкоду.
- На карточке раскройте остаток и при необходимости выберите склад.
- Добавьте позицию, укажите количество и разрешённую цену.
- Выберите оплату и покупателя. Продажа в долг требует покупателя.
- Проведите чек. Склад и партии каждой строки после проведения фиксируются.
Возврат покупателя
Создаётся на основании чека. Система показывает исходное, уже возвращённое и доступное количество и не разрешает вернуть больше доступного. Товар возвращается в исходные партии, а возврат денег отражается в кассе и взаиморасчётах.
Покупки, поставщики и возвраты
Покупка создаёт приход на выбранный склад, партии с себестоимостью и задолженность поставщику. Дополнительные расходы распределяются по позициям и входят в себестоимость партий.
- Поступление поставщика: поставщик, склад, валюта, курс, входящий документ, товары и расходы.
- Ввод остатков: первоначальные партии без поставщика; обязательно укажите реальную себестоимость.
- Изменение: доступно с аудитом «до/после» и ограничивается, если партия уже расходована, оплачена или возвращена.
- Возврат поставщику: создаётся на основании покупки и уменьшает склад и долг поставщику.
- Оплата: кассовый документ поставщика связывается с задолженностью и покупками.
Остатки, партии и складские документы
Перемещение
Списывает партии со склада-отправителя и переносит их на склад-получатель без изменения общего количества компании.
Инвентаризация
Фиксирует фактический остаток и создаёт корректирующее движение по результату пересчёта.
Списание
Уменьшает остаток с обязательным основанием и распределением по доступным партиям.
Партии
Хранят источник, документ покупки или ввода, склад, количество, себестоимость, производство и срок годности.
Надёжная проверка остатка: начальный остаток + приход − расход = конечный остаток. Восстановленные движения старых чеков отмечаются отдельно и сами по себе не являются ошибкой.
Касса, смена и денежные документы
Открытая смена относится к конкретной кассе. Чеки и ручные операции фиксируют кассу, смену, автора, направление, валюту и основание.
Открытие смены
Укажите фактический начальный остаток. Он становится базой текущей смены.
ПКО и РКО
Направления: покупатель, поставщик, менеджер, зарплата, внутренний перевод и прочее.
Закрытие смены
Система сравнивает расчётный и фактический остаток и сохраняет разницу и автора закрытия.
Правильный анализ
Продажи, погашения долгов, внесения, возвраты и корректировки — разные виды движения. Их нельзя смешивать.
Отчёты и сверка
Материальный отчётСальдовый, оборотно-сальдовый и движения партий; группировка Склад → Номенклатура → Партия.Открыть
Кассовый отчётНачальный остаток, приход, расход, конечный остаток, смены и ответственные.Открыть
ПокупателиНачальный долг, продажи, оплаты и конечный долг по валютам.Открыть
ПоставщикиПокупки, возвраты, оплаты и остаток задолженности по документам.Открыть
Акт сверкиПокупатели и поставщики проверяются отдельно. Один контрагент может присутствовать в обеих группах.Открыть
Закрытие периода
Граница закрытия действует по компании и запрещает изменение финансовых и складских движений по выбранную дату включительно. Обычно период закрывают после проверки месяца.
- Проверьте открытые смены, отрицательные остатки и отчёты.
- Укажите дату закрытия и комментарий.
- Нажмите «Проверить», затем «Закрыть период».
Открытие периода — исключительная операция владельца с обязательной причиной и записью в аудите. Комментарии к документам остаются доступны и после закрытия.
Открыть закрытие периода →Кто создал и кто изменил
История хранит пользователя, время, действие, тип и идентификатор документа, описание, значения до и после. Это позволяет отличить исходный ввод от последующего изменения.
СозданиеАвтор документаПервоначальное состояние
→ИзменениеДругой сотрудникДо / после
→ПроверкаПричина расхожденияТолько если связь подтверждена
Важно: наличие изменения не доказывает автоматически, что оно вызвало расхождение. Нужно сопоставить журнал с движениями документа.
Открыть историю изменений →Что умеет ИИ XBDESK
✦ Доступ только владельцу и только для просмотраИИ не может создавать, изменять, проводить, отменять или удалять данные.
Помощник подключается к XBDESK через защищённое OAuth-подключение. Он получает данные только компании владельца и использует готовые отчёты вместо прямого доступа к SQL.
Продажи
Итоги, способы оплаты, чеки и календарные периоды.
Закупки
Поступления, ввод остатков, поставщики и суммы.
Возвраты
Отдельно возвраты покупателей и поставщикам.
Склад
Остатки по складам, партии, сроки и восстановленные движения.
Материальный отчёт
Сальдо, обороты и движения Склад → Номенклатура → Партия.
Касса
Приходы, расходы, смены, разницы и ответственные.
Задолженность
Отдельные регистры покупателей и поставщиков.
Акт сверки
Все или выбранные покупатели/поставщики строго по их роли.
История
Кто создал, изменил, отменил; значения до и после.
Поиск документов
Чек, покупка, возврат или кассовый ордер по номеру.
Состояние компании
Открытые смены, отрицательные остатки, сроки и ошибки.
Словарь XBDESK
Понимает деловые термины и различает склад, партию, кассу и объект.
Подключение
- Войдите в XBDESK именно под владельцем компании.
- Откройте Помощник XBDESK и скопируйте адрес MCP.
- В ChatGPT откройте настройки подключений/Developer mode и добавьте MCP-сервер XBDESK.
- Bearer token и дополнительные заголовки не вводите — откроется защищённая авторизация XBDESK.
- Проверьте активное подключение на странице Подключения ИИ. Там же доступ можно немедленно отозвать.
Никому не отправляйте пароль, cookies или токены. Если изменён пароль владельца либо подключение отозвано, ИИ должен пройти авторизацию повторно.
Правильные запросы к ИИ
Покажи продажи с 17 по 23 августа: отдельно наличные, долг и возвраты. Укажи валюту.Сверь наличные продажи с кассой, но отдельно покажи погашения долгов, внесения, расходы и корректировки.Проверь воду 1,5 л: начальный остаток + приход − расход = конечный остаток по каждому складу и партиям.Сделай акт сверки Нодир Хазора как поставщика за август. Не используй регистр покупателей.Покажи акт сверки Амиры как покупателя и перечисли документы, сформировавшие долг.Кто создал и кто изменял ПОК-000002? Покажи дату, автора и значения до/после.Проверь расхождение и не называй его ошибкой человека или программы, пока журнал и движения это не подтвердят.Рассчитай валовую прибыль только по партиям с известной себестоимостью; позиции с нулевой себестоимостью перечисли отдельно.Что обязательно уточнять
- период и часовой пояс компании;
- покупатель это или поставщик;
- склад и номенклатуру;
- валюту и единицу измерения;
- нужна выручка, валовая прибыль или чистая прибыль;
- нужно подтвердить факт или допускается предположение.
Вход и защита данных
- Компании полностью разделены: сотрудник работает только со своей компанией.
- Владелец компании не удаляется, не отключается и не может потерять главную роль.
- Ключ входа позволяет использовать Face ID, Touch ID или код совместимого устройства.
- При смене пароля старые подключения ИИ и способы входа требуют повторной проверки.
- Подключение ИИ можно отозвать немедленно на странице подключений.
Жалобы, предложения и обсуждения
Раздел обратной связи принимает обращения клиентов. Владельцы компании могут обсуждать предложения во внутреннем форуме, недоступном другим компаниям.
При сообщении об ошибке укажите страницу, время, номер документа, ожидаемый результат и приложите снимок экрана. Не публикуйте пароль или секретные данные.
Открыть обратную связь →Помощник XBDESK сейчас работает в ChatGPT на компьютере.На телефоне эта возможность пока недоступна, потому что мобильное приложение ChatGPT ещё не поддерживает её.